Actualización de la Nómina Electrónica en Colombia: Obligaciones y Fechas Clave para 2026

La nómina electrónica, formalmente conocida como Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica (DSNE), es una herramienta digital que los empleadores en Colombia deben generar, firmar digitalmente y transmitir a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) cada mes. Esta obligación, establecida por la Resolución 000013 de 2021 y sus modificaciones posteriores, busca mejorar la transparencia y eficiencia en la gestión de los pagos laborales y sus correspondientes deducciones fiscales.

**¿Quiénes están obligados a implementar la nómina electrónica?**

Todos los empleadores que cumplan con las siguientes condiciones deben implementar la nómina electrónica:

• Ser contribuyentes del impuesto sobre la renta.
• Realizar pagos laborales que deseen deducir en su declaración de renta.
• Tener uno o más empleados con contrato de trabajo.

**Fechas límite para la transmisión de la nómina electrónica en 2026:**

Es fundamental que los empleadores transmitan la nómina electrónica dentro de los primeros 10 días calendario del mes siguiente al período de pago. A continuación, se detallan las fechas límite para el año 2026:

• Nómina enero 2026: máximo 10 de febrero de 2026.
• Nómina febrero 2026: máximo 10 de marzo de 2026.
• Nómina marzo 2026: máximo 10 de abril de 2026.
• Nómina abril 2026: máximo 11 de mayo de 2026 (10 es festivo).
• Nómina mayo 2026: máximo 10 de junio de 2026.
• Nómina junio 2026: máximo 10 de julio de 2026.
• Nómina julio 2026: máximo 10 de agosto de 2026.
• Nómina agosto 2026: máximo 10 de septiembre de 2026.
• Nómina septiembre 2026: máximo 12 de octubre de 2026 (10 y 11 son festivos).
• Nómina octubre 2026: máximo 10 de noviembre de 2026.
• Nómina noviembre 2026: máximo 10 de diciembre de 2026.
• Nómina diciembre 2026: máximo 12 de enero de 2027.

**Consecuencias de no transmitir la nómina electrónica a tiempo:**

La DIAN puede rechazar la deducción de los salarios reportados en la declaración de renta del empleador si la nómina electrónica no es transmitida dentro de los plazos establecidos, aunque los pagos hayan sido efectivamente realizados. Por lo tanto, es esencial cumplir con estas fechas para garantizar la validez de las deducciones fiscales correspondientes.

**Pasos para implementar la nómina electrónica:**

1. Generar el DSNE: Crear el archivo digital en formato XML que contenga toda la información detallada de los pagos laborales realizados durante el período correspondiente.
2. Firmar digitalmente el DSNE: Asegurar la autenticidad e integridad del documento mediante una firma digital válida.
3. Transmitir el DSNE a la DIAN: Enviar el archivo a través de los canales habilitados por la DIAN dentro del plazo establecido.

Para facilitar este proceso, existen herramientas y plataformas que permiten a los empleadores generar y transmitir la nómina electrónica de manera eficiente. Es recomendable familiarizarse con estas herramientas y mantenerse actualizado sobre cualquier cambio en la normativa vigente.

Para asesoría personalizada sobre la implementación de la nómina electrónica y otras obligaciones laborales y tributarias, no dude en contactar a COLPLUS SAS a través de WhatsApp: https://wa.me/573144151191.